أولا/ استجابة للتوجهات العليا لمجلس الوزراء الموقر . بضرورة اهتمام كافة المؤسسات الرسمية للدولة بتيسير مطالب المواطنين وإنجاز معاملاتهم والبت في مشكلاتهم بأقصى سرعة ممكنة بادر معالي وزير التربية ووزير التعليم العالي "السابق " الدكتور "رشيد حمد الحمد " بإصدار القرار الوزاري رقم (378-2003م) بتشكيل لجنة لدراسة استحداث مكتب يختص بخدمة المواطنين ويعمل على إنجاز معاملاتهم وحل مشكلاتهم بالسرعة الممكنة .

وقد أنجزت هذة اللجنة المشار إليها مهمتها وأتمت كل الإجراءات والترتيبات الكفيلة بإنشاء هذا المكتب وتوفير ما يلزمه من قوى بشرية وتجهيزات ليتولى أعماله ويؤدى دوره المأمول منه في تحقيق هذا المطلب الوطني المهم .

ثانيا / قامت اللجنة بوضع خطة لإنجاز المهام الموكلة لها ،وذلك على النحو التالي :
1) مناقشة التجربة السابقة لإنشاء مكتب خدمة المواطن ، وذلك لتبين إيجابياتها وسلبياتها وتحديد الهدف من إنشاء هذا المكتب .
2) تحديد أهم المشكلات التي تواجه إدارات الوزارة في إنجاز المعاملات .
3) الإفادة من الدراسات والتجارب الخاصة بهذا الموضوع في الجهات أو الوزارت أو المؤسسات الأخرى
4) وضع الإجراءات التنفيذية لاستحداث مكتب خدمة المواطن وتحديد الجهات ذوات العلاقة ومخاطبة هذة الجهات للوقوف على اقتراحاتها وآراءها بشأن الإجراءات والضوابط المطلوبة .
5) مخاطبة الإدارات المعنية بتوفير متطلبات مكتب خدمة المواطن من المستلزمات والقوى البشرية .
6) استخلاص اللوائح التنفيذية والتنظيمية لعمل المكتب .

ثالثا / إضافة إلى ذلك تمكنت اللجنة من إنجاز المهام وتحديد اختصاصات المكتب حيث جاءت كالتالي :

1) إنجاز اللجنة.
الاتفاق على استحداث مكتب خدمة المواطن على مستوى مراقبة يسهم في سرعة إنجاز المواطنين ويخفف الضغط الحالي الناجم عن كثرة المراجعين لمكتب الوزير والوكلاء وتشعب مطالبهم، وتتبع هذه المراقبة الجديدة مدير مكتب الوزير للشئون التعليمية والإدارية.

2) تحديد اختصاصات المكتب :-
أ/ استقبال المراجعين والرد على استفساراتهم .
ب/ قيد الطلبات التي تم استلامها من المراجعين وفق الآلية المتبعة.
ج/ استقبال ودراسة الحالات الخاصة التي تتطلب العرض على القياديين بالوزارة وتحديد مقابلة لأصحابها معهم عند الضرورة .
د/ متابعة تنفيذ المعاملات لدى الجهات المختصة .
ه/ دراسة ما يرد إلى المكتب من طلبات المواطنين وشكاواهم وتحليلها واستخراج مؤشراتها وأسبابها ورفع تقرير شهري عنها لمعالي الوزير.

رابعا- إصدار قرار بشان تعيين رئيس لمكتب خدمة المواطن .
تم إصدار القرار رقم ( 8526) بشأن نقل السيد /عبدالله محمد الدغيشم الذي كان يعمل مراقب التعيين في إدارة الموارد البشرية للعمل. رئيسا لمكتب خدمة المواطن وذلك اعتبارا من 5/11/2003م ، كما تم ندب مجموعة من الموظفين العاملين بإدارات الوزارة للعمل لدى مكتب خدمة المواطن، حيث تم افتتاح المكتب والعمل به رسميا في يوم السبت الموافق 3/4/2004م. تحت رعاية معالي الوزير وحضور قياديي الوزارة والوكلاء المساعدين ومدراء عموم المناطق التعليمية ومديري الإدارات .

لقد كان للمكتب إسهامات كبيرة وواضحة في تخفيف الأعباء وتقليل المراجعات التي كانت تتم لمكتب معالي الوزير وسيادة وكيل الوزارة بنسبة قدرها 80% تقريبا إذ بلغ عدد المعاملات خلال الفترة من 1/11/2003م إلى 31/3/2006م (7565) معاملة تم تلبية مطالب نحو (7243) منها كما حرصت وزارة التربية من خلال القرار الوزاري رقم (503 - 2005) على المشاركة بمجمع الحكومة مول لخدمة الجمهور وتيسير إنجاز معاملات المراجعين دون تكبد مشقة الانتقال لديوان الوزارة والمناطق التعليمية من حيث إصدار شهادة الراتب واستمرارية الراتب وشهادة لمن يهمه الأمر. على أن يتولى رئيس مكتب خدمة المواطن مهام الإشراف والمتابعة، وسوف يتم لاحقا إدخال خدمات أخرى.

ونظرا لهذا الإقبال من المواطنين على التعامل مع مكتب خدمة المواطن وما صاحبه من إنجازات طيبة أدت تحقق للمواطنين ارتياح كبير ونال المكتب استحسان معالي الشيخ /محمد عبدالله المبارك الصباح الموقر رئيس جهاز خدمة المواطنين وتقييم آداء العمل في الجهات الحكومية. وذلك بعد إطلاع معاليه على إنجازات مكتب خدمة المواطن الشهرية.

وفي ضوء ما سبق يتبين لنا أهمية استحداث مكاتب خدمة المواطن في المناطق التعليمية لتحقيق المزيد من الفاعلية لدور المكتب الرئيسي لخدمة المواطن بالوزارة والإسهام في إنجاز معاملات المواطنين بالسرعة الممكنة مع مراعاة أهمية تبعية المكاتب مباشرة للمدير العام للمنطقة التعليمية . وتبعيتهم من جهة أخرى للمكتب الرئيسي بديوان الوزارة تيسيرا للإنجاز في إدارات الوزارة والمناطق التعليمية. وحرصا على تمكين المكتب الرئيسي لخدمة المواطن بديوان الوزارة من إعداد التقارير الدورية التي يقدمها معالي الوزير عن الوزارة إلى جهاز خدمة المواطنين وتقييم أداء العمل الحكومي.