Sign In

نشرة عامة لجميع المدارس والمعاهد ورياض الاطفال

27

Jan 2020

المصدر: العلاقات العامة

صدر وكيل وزارة التربية المساعد لقطاع الشئون المالية يوسف علي النجار نشرة عامة لجميع المدارس والمعاهد ورياض الأطفال بشأن حلول موعد الجرد السنوي لموجودات المدارس وذلك نظرا لقرب انتهاء السنة المالية 2019 – 2020 , حيث يجب على كافة المدارس والمعاهد تشكيل لجنة لجرد موجوداتها من المواد الدائمة والاستهلاكية من قبل موظفي المدرسة على ألا يقل عددهم عن 3 أعضاء , حيث تبدأ اللجنة عملها من تاريخ 1 مارس 2020 على أن تنتهي في تاريخ 31 مارس 2020 تسلم خلالها استمارات الجرد وكشوف الفروقات لإدارة التوريدات والمخازن ( مراقبة الحسابات والعهد في قسم العهد ) . وتشمل اللجنة اجراءات الجرد مثل المواد المستديمة , حيث تقوم المدرسة بالتأكد من أن جميع استمارات الصرف والتزويد والتحويل والاعادة قد تم قيدها بالسجلات حتى بداية تاريخ الجرد بعد عملية المقابلة الدفترية بين سجلات المدرسة والمعهد , وتجرد المواد على استمارات جرد عهد ( نموذج رقم 7 مخازن ) من أصل وأربع نسخ ترسل جميعها لادارة التوريدات والمخازن ( مراقبة الحسابات والعهد / قسم العهد ) , وتجرد المواد مرتبة حسب الحروف الهجائية تبعا لتسجيلها بسجلات العهد مع كتابة رقم المادة المخزني السابق صرف المواد عليه من المخازن أو من واقع سجلات العهد , وتجرد المواد بوزنها أو بمقاسها أو بعددها حسب الوحدة الواردة بسجلات العهد والدليل الموحد وتثبت اللجنة المقادير التي تجرد فعلا في الخانة المخصصة لتلك الكمية الموجودة في استمارة جرد عهد وتبين الفرق بين خانتي ( الكمية من السجل والكمية الموجودة ) من زيادة أو نقص في الخانة المخصصة لها , كذلك المواد التي أقر بوجودها أصحاب العهد الشخصية المستمرون في عملهم بالمدرسة للعام الدراسي 2019 – 2020 تثبت اللجنة كمياتها في محاضر الجرد كما وردت في اقراراتهم باعتبارها موجودة فعلا , والمواد التي يتضح للجنة الجرد تلفها أو كسرها عند الجرد لا تعد نقصا وانما تثبت كمياتها بالاستمارات باعتبارها موجودة فعلا , و تسجل المواد التي يتضح تلفها أو كسرها عند الجرد في كشوف مستقلة تبين فيها ايضاحات أمين مخزن المدرسة بشأنها وتوقع منه ومن أعضاء لجنة الجرد وترفق مع استمارات الجرد , وتحرر اللجنة من واقع استمارات جرد العهد واستمارة فروقات الجرد ( نموذج رقم 6 مخازن ) من أصل وأربع نسخ تبين به ايضاحات أمين المخزن بشأن الزيادة أو النقص في كل مادة بعد التأكد من رصيد السجلات المقابلة بالعهد الفرعية يوقع من أعضاء اللجنة ويعتمد من مدير المدرسة / مديرة المدرسة ( مرفق صورة الاستمارة ) , بالاضافة الى المواد الغير المسجلة بسجلات العهد حتى تاريخ الجرد التي وردت للمدرسة عن طريق ( شراء أرباح المقصف + بصفة هدايا أو تبرعات ) ولم يصدر فيها استمارات تزويد تحصر على استمارة جرد عهد ( نموذج رقم 7 مخازن ) بصفة مستقلة ويوضح أن هذه المواد غير مسجلة بسجلات العهد لللأسباب المذكورة وترسل مع استمارات جرد عهد المدرسة . وقد تضمنت النشرة العامة المواد المستهلكة للجرد مثل المواد المصروفة للاستهلاك تجرد بواقعها الموجودة بمخزن المدرسة من واقع سجل العهد الاستهلاكية وتثبت اللجنة المقادير التي تجرد في ( استمارة جرد عهد استمارة رقم 7 مخازن ) مع بيان الفرق بين خانتي ( الموجودة بالعهد و الموجودة بالجرد ) وترسل جميعها لادارة التوريدات والمخازن ( مراقبة الحسابات والعهد / قسم العهد ) , ويجب أن يشمل جرد المواد الاستهلاكية على كافة أنواعها بما فيها بواقي المواد الموجودة في أماكن استخدامها وأن يخصص لكل نوع منها استمارة جرد مستقلة طبقا للبيان التالي : - الكتب المدرسية - الكراسات والقرطاسية والنماذج - أدوات النظافة - خامات التربية الفنية - خامات الوسائل التعليمية - أدوات التربية البدنية والكشافة المستهلكة - خامات التربية ( أشغال الابرة ) - خامات المختبرات المدرسية ( المواد الكيماوية ) - خامات الدراسات العملية حيث يرفق بالنشرة صورة من استمارة جرد عهد ويتم الرجوع اليها للإطلاع على التعاريف التفصيلية لحقول البيانات التي تحدث في 29 حقل , وفيما يلي أرقام الحقول وكيفية تعبئتها : حقل 1 : مطبوع به اسم ( استمارة جرد عهد ) حقل 2+3 : يدون بهما رقم التسلسل للاستمارة وتاريخ الاعداد حقل 4 : يدون به ( وزارة التربية وادارة التوريدات والمخازن و قسم العهد ) حقل 5+6 : يدون بهما اسم المسؤول عن العهد ( أمين مخزن ) واذا وجد شخص اخر يكتب اسمه ووظيفته ورقمه ان وجد حقل 7 : يدون به رقم مركز العمل حقل 8 : يدون به اسم المدرسة حقل 9+10+11 : تترك فارغة حقل 12 : يدون به الرقم المسلسل لكل مادة مدرجة في استمارة جرد عهد ويستمر التسلسل على التوالي بالنسبة لجميع الاستمارات الصادرة من عهدة المدرسة الواحدة حقل 13 : يدون به رقم المادة من واقع دليل موجودات المخازن الرئيسية واذا لم تتواجد أرقام لبعض المواد فيترك مكانها خالي حقل 14 : يدون به اسم كل مادة والوصف المحدد لها حقل 15 : يدون به الرمز الرقمي لوحدة القياس كما هو وارد بسجلات العهد والدليل الموحد لموجودات المخازن الرئيسية حقل 16 : يدون به كمية كل مادة كما هو وارد بسجل عهدة المخازن حقل 17 : يدون به الكمية الفعلية الموجودة في تاريخ الجرد حقل 18 : يترك فارغ لاستخدام قسم الحسابات والعهد حقل 19+20 : يدون بهما كمية الزيادة والنقص حقل 21 : لتدوين أي ملاحظات حقل 22 : توقيع كاتب سجل العهد بما يفيد مراجعته البيانات الواردة بالاستمارات بعد مطابقة رصيد سجل المقابلة مع رصيد سجل عهد المدرسة حقل 23 : توقيع أمين المخزن كإقرار منه بصحة البيانات المدونة بالاستمارة وكذلك بما سجل عضو لجنة الجرد لكمية المواد الموجودة بعهدته في الحقل رقم 17 وفي نفس السياق تتضمن النشرة المذكورة تعليمات عامة , حيث يجب أن يلاحظ بلجان الجرد حسب الأرصدة الواردة بسجلات العهد حتى نهاية السنة المالية 2018 – 2019 وكل تقصير في اثبات ما وجد فعلا في المدرسة على حقيقته في استمارات الجرد ستتخذ بشأنها الاجراءات اللازمة , ولا يجوز الشطب أو التحشير أو الكشط في الاستمارات , و توقيع لجنة الجرد بسجلات العهد أمام كل مادة تم جردها مع ايضاح تاريخ الجرد , و يوقع أمين مخزن المدرسة على استمارة جرد عهد في الحقل رقم 23 كاقرار منه بصحة البيانات المدونة بالاستمارة وبما سجل عضو لجنة الجرد بالنسبة لكمية المواد الموجودة في عهدته في الحقل رقم 23 كاقرار منه بصحة البيانات المدونة بالاستمارة في الحقل رقم 17 استمارة جرد عهد , بالاضافة أن يوقع أعضاء لجنة الجرد في الحقل رقم 24 من الاستمارة بما يفيد بأن المواد المدرجة بخانة ( الكمية الموجودة ) قد تم جردها فعليا ويوقع رئيس الجرد في الحقل 25 بالتصديق على ذلك وتعتمد من مدير / مديرة المدرسة في الحقل رقم 28 , وعلى أعضاء لجان الجرد ملاحظة وضع اشارة تدل على تسلسل القيود المدرجة باستمارة الجرد تحقيقا للرقابة , ويتم تعبئة استمارة جرد العهد ( نموذج رقم 7 مخازن ) طبقا للتعليمات المرفقة بكيفية تعبئة استمارة جرد العهد , و يوقع أمين مخزن المدرسة وأعضاء لجنة الجرد المشتركة من قبل المدرسة على هذه النشرة بما يفيد العلم والتقيد بما ورد فيها من تعليمات وتحفظ بادارة المدرسة , كذلك يحرر مدير / مديرة المدرسة محضرا من صورتين ( نموذج مرفق ) تحتفظ المدرسة بصورة منه وترسل الصورة الاخرى لادارة التوريدات والمخازن ( مراقبة الحسابات والعهد في قسم العهد ) مع استمارات الجرد .